AKKUŞ
KALIP ALÜMİNYUM PLASTİK METAL SAN. TİC. LTD. ŞTİ.
KİŞİSEL VERİ
SAKLAMA VE İMHA
POLİTİKASI
Akkuş
Kalıp Alüminyum Plastik Metal San. Tic. Ltd. Şti. (“ŞİRKET”) bu Kişisel
Veri Saklama ve İmha Politikası (“Saklama ve İmha Politikası”) ile
kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (“Kanun”) uygun olarak teknik ve idari
korunması, kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde, 28/10/2017
tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi
veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hükümlerinin uygulamasını düzenlemek amacıyla
çıkarılmaktadır.
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, ŞİRKET tarafından aşağıdaki listelenen
ortamlarda başta Kanun hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak
güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
Elektronik ortamlar:
· Muhasebe Personel Programı
· E-Posta Kutusu
· Microsoft Office Programları
· Görüntü Kayıt Cihazları
Fiziksel ortamlar:
· Birim
Dolapları
· Klasörler
· Arşiv
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, ŞİRKET tarafından özellikle:
a. Faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
b. Hukuki yükümlülüklerin yerine
getirilebilmesi,
c. Çalışan haklarının ve yan haklarının
planlanması ve ifası,
d. İş ilişkilerinin yönetilebilmesi,
Amacıyla yukarıda sayılan fiziki
veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve diğer ilgili
mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
Saklamayı gerektiren
sebepler:
a.
Kişisel
verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması,
b.
Kişisel
verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
c.
Kişisel
verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, ŞİRKET’in meşru menfaatinin olması,
d.
Kişisel
verilerin ŞİRKET’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü
yerine getirmesi,
e.
Mevzuatta
kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
f.
Veri
sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri
açısından veri sahiplerinin açık
rızasının bulunması.
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan
hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, ŞİRKET tarafından re’sen yahut talep üzerine
silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
a. Kişisel verilerin işlenmesine veya
saklanmasına esas teşkil eden ilgili
mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
b. Kişisel verilerin işlenmesini veya
saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
c. Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki
kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
d. Kişisel verileri işlemenin sadece
açık rıza şartına
istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
e. İlgili kişinin, Kanun’un 11.
Maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya
anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından
kabul edilmesi,
f. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından
kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi
ile kendisine yapılan
başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın
yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap
vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul
tarafından uygun bulunması,
g. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş
olmasına rağmen, kişisel verileri
daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.
ŞİRKET, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak,
işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını
sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari
tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır.
İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına
rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi
durumunda, ŞİRKET bu durumu mümkün olan en kısa süre
içerisinde ilgili birimlere haber verir.
· Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği
sağlanmaktadır.
· Bilgi teknolojileri sistemleri
tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
· Çalışanlar için veri güvenliği
hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
· Çalışanlar için veri güvenliği
konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
· Çalışanlar için yetki matrisi
oluşturulmuştur.
· Gerektiğinde veri maskeleme önlemi
uygulanmaktadır.
· Erişim, bilgi güvenliği, kullanım,
saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya
başlanmıştır.
· Gizlilik taahhütnameleri
yapılmaktadır.
· Görev değişikliği olan ya da işten
ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
· Güncel anti-virüs sistemleri
kullanılmaktadır.
· İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği
hükümleri içermektedir.
· Kişisel veri güvenliği politika ve
prosedürleri belirlenmiştir.
· Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı
bir şekilde raporlanmaktadır.
· Kişisel veri güvenliğinin takibi
yapılmaktadır.
· Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara
giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
· Kişisel veri içeren fiziksel
ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
· Kişisel veri içeren ortamların
güvenliği sağlanmaktadır.
· Kişisel veriler mümkün olduğunca
azaltılmaktadır.
· Kişisel veriler yedeklenmekte ve
yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
· Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki
kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
· Kurum içi periyodik ve/veya rastgele
denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
· Mevcut risk ve tehditler
belirlenmiştir.
· Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine
yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
· Özel nitelikli kişisel veriler
elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya
kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
· Saldırı tespit ve önleme sistemleri
kullanılmaktadır.
· Siber güvenlik önlemleri alınmış olup
uygulanması sürekli takip edilmektedir.
· Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında
aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
· Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının,
veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
· Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik
tedbirler konusunda eğitilmektedir.
· İş birimi bazında kişisel veri
işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak ŞİRKET içinde kişisel verilere erişim ve
yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. Erişimin
sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de
dikkate alınır.
· ŞİRKET personeli ile arasındaki ilişkiyi
düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü
belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için Kanun ile öngörülen yükümlülüklere uygun
hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği,
kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel
verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün ŞİRKET ile olan iş akdinin sona ermesinden
sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiştir.
· Çalışanlar, öğrendikleri kişisel
verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme
amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda
bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler
alınmaktadır.
· ŞİRKET tarafından kişisel verilerin hukuka
uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel
verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini
alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına
ilişkin hükümler eklenmektedir.
· İşlenen kişisel verilerin hukuka
aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa
sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
· Gerekli hallerde kişisel verilerin
işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve
personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında
eğitimleri verir.
· ŞİRKET, Kanun hükümlerinin uygulanmasını
sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik
ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
ŞİRKET ilgili kanun hükümlerine uygun olarak
işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması
hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine
kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kişisel verilerin silinmesi
akabinde ilgili kişiler hiçbir şekilde silinen verilere tekrardan
erişilemeyecek ve kullanılmayacaktır. ŞİRKET tarafından kişisel verilerin imha
süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci
yönetilecektir. Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi,
ilgili kişilerin tespiti, kişilerin erişim yöntemlerinin tespiti ve hemen
akabinde verilerin silinmesi olacaktır.
ŞİRKET kişisel verileri yok etmek, silmek
veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği ortama bağlı olarak
aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:
5.1.1 Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin
silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez
ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin silinmesi
yöntemi olarak ŞİRKET aşağıdaki yöntemlerden bir veya
birkaçını kullanabilir:
ü
Kâğıt
ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi ile çizilerek, boyanarak, kesilerek veya silinerek işlem uygulanacaktır.
ü Merkezi dosyada yer alan ofis
dosyaları için kullanıcı(lar)nın erişim hakkı(ları) ortadan kaldırılacaktır.
ü Veri tabanlarında bulunan kişisel
bilgilerin bulunduğu satırlar yahut sütunlar ‘Delete’ komutu ile silinecektir.
Gerekli olduğu zaman bir uzman
tarafından yardım alınarak güvenli olarak silinecektir.
Kişisel
verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin aşağıdaki yöntemlerle hiç kimse
tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz
hale getirilmesi işlemidir.
Fiziksel Yok Etme
Kâğıt
İmha Makinesi ile Yok Etme
De-manyetize
Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel
cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir.
Kişisel verilerin anonim hale
getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir
surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle
ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. ŞİRKET kişisel verileri anonim hale getirmek
için aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:
Maskeleme (Masking): Veri maskeleme ile kişisel verinin
temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin
anonim hale getirilmesi yöntemidir.
Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler
arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkarılarak
saklanan veriler anonim hale getirilmektedir.
Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek
bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici
niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır.
Global Kodlama: Veri türetme yöntemi ile kişisel
verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin
herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır.
Örneğin; doğum tarihleri
yerine yaşların belirtilmesi, açık adres yerine ikamet
edilen bölgenin belirtilmesi.
Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi
özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere
belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler
anonim hale getirilmektedir. Örneğin, kilo değerlerinin olduğu bir veri grubunda (+/-) 3 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin
görüntülenmesi engellenmiş ve veriler anonimleştirilmiş olur. Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır.
Kanun’un 28. maddesine
uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama
ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler Kanun kapsamı
dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.
ŞİRKET kişisel verinin silinmesi, yok
edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin re’sen karar alabilecek ve
seçmiş olduğu kategoriye göre kullanacağı yöntemi de serbestçe
belirleyebilecektir. Ayrıca Yönetmelik’in 13. maddesi kapsamında ilgili kişinin
başvuru esnasında kendisine ait kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi yahut
anonim hale getirilmesi kategorilerinden birini seçmesi halinde de ilgili
kategoride kullanılacak yöntemler konusunda ŞİRKET serbesti içinde olacaktır.
ŞİRKET, kişisel verileri işlendikleri amaç
için Ek-1’de belirtilen süreler boyunca saklar. Mevzuatta söz konusu kişisel
verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet
edilir. Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler Ek-1’deki
tabloda yer alan kişisel verilerin tutulması için azami süre boyunca
saklanacaktır. Bu süreler; ŞİRKET’ın veri kategorileri ve veri sahibi
kişi grupları değerlendirilerek; bu değerlendirme sonucu elde edilen verilerin
kanunlarda yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlayacak ve azami
Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan zamanaşımı süresi (10 yıl) gözetilerek
belirlenmiştir.
Bu sürelerin sona ermesi dolayısıyla
silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı durumda ŞİRKET bu tarihi takip eden ilk periyodik
imha işleminde kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Kişisel verilerin
silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün
işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler
hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
Yönetmeliğin 11 inci maddesi
gereğince, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, her
yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. Söz
konusu sistemlerde bilgilerin tekrar geri getirilmeyecek şekilde, verilerin
kaydedildiği varsa evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri
dönüştürülmeyecek şekilde silinecektir.
Kanun
kapsamında ŞİRKET
veri sorumlusu sıfatıyla, Yönetmelik’in 11. maddesinin 1. fıkrasına dayanarak, Kanunun
veri saklama ve imha süreci uygulanması bakımından yükümlülükleri yerine
getirilecek personelin unvanları, birimleri ve görev tanımları Saklama ve İmha
Politikası Ek-2’de yer alan tablo ile belirlenmiştir.
Sınırları
belirlenmiş bu kişiler Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu ve Türk Ceza Kanunu
kapsamında kendi yetki sınırları içinde gerçekleşen işlem ve eylemlerden
sorumludur. Özellikle Kollukta, Savcılıklarda, kamu kurumlarında ve
mahkemelerde ŞİRKET’i
temsil etme ile ifade vermeye yetkili olarak ŞİRKET
Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı seçilmiştir. Her bir departman sorumlusu,
departmanlardaki ilgili kullanıcıların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde
hazırlanan Saklama ve İmha Politikası ve Kişisel Veri Politikasına uygun
davranıp davranmadığını denetlemekle yükümlü olacaktır. Tüm departman
sorumluları belirtilen periyodik imha sürelerinde işbu Saklama ve İmha
Politikası doğrultusunda gerçekleştirdiği işlemleri ŞİRKET
Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı’na raporlayacaktır. Bu raporlar için yapılan
çalışma sonuçlarında çıkan karar uygulamaya konulacaktır.
Saklama ve
İmha Politikasının değiştirilmesi, yürürlükten kaldırılması halinde yeni düzenleme
ŞİRKET internet sitesinden ilan edilecektir.
Bu Saklama ve İmha Politikası yayınlandığı
tarihinde yürürlüğe girer.
EKLER
EK 1-Veri Saklama ve
İmha Süreleri
EK 1- Veri Saklama ve İmha
Süreleri
Veri Kategorisi
|
Saklama Süresi
|
İmha Süresi
|
Kimlik
|
İşlem tarihi
veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl
|
Saklama
süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
İletişim
|
İşlem tarihi
veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Özlük
|
İstihdamın
sonlanmasından itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Hukuki İşlem
|
Yargı
kararının kesinleşmesinden itibaren 5 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
İşlem tarihi
veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Müşteri
İşlem
|
İşlem tarihi
veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Fiziksel
Mekân Güvenliği
|
15 gün
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
İşlem
Güvenliği
|
İşlem tarihi
veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Risk
Yönetimi
|
İşlem tarihi
veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Finans
|
İşlem tarihi
veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Mesleki
Deneyim
|
İstihdamın
sonlanmasından itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Pazarlama
|
İstihdamın
sonlanmasından itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Görsel ve
İşitsel Kayıtlar
|
İşlem tarihi
veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Sağlık
Bilgileri
|
10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Ceza
Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri
|
İstihdamın
sonlanmasından itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Aile
Bilgileri
|
10 Yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Talep/Şikayet
Yönetimi Bilgisi
|
2 Yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|